ツアーの幹事は出発日までに何をすれば良いのか

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大学のゼミに所属している学生や、会社の同じ部署にいる社員でツアーをすることになると、その中の誰かが幹事を任されることになりますが、そのようになったときにまずやらなければならないことは、役割分担を決めることです。

参加人数が少なければ、幹事1人だけでもすべての準備を行うこともできますが、大人数で決行されるツアーであれば、ツアーの準備を本業と並行しておこなわなければならないことを考慮して、幹事以外に、副幹事や会計担当、連絡係、宴会準備係などを決めて、役割分担をして準備に取り掛かると良いでしょう。

役割分担を決めたら、まず空き時間を利用して話し合いを重ねて、旅程を決めていきます。

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アンケートを実施して意見を聞く方法や、過去に実施されたツアーがどのような内容だったかを当時幹事を担当していた人から話を聞く方法など、情報を収集しながら大まかな旅程を決めて、その後予算と照らし合わせながら具体的な旅程をプランニングしていきます。

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このとき、旅行会社に手配を頼むと、集めた情報を担当者に提供することで、いくつか旅程案を考えてくれることがあります。旅程が決まれば、出発前に準備しておかなければならないことも自ずと定まってきます。



交通手段の確保や、宿泊先および立ち寄る施設への予約、旅のしおりづくり、ツアー中の行程表の作成、旅行傷害保険への加入、道中や宿泊先などで行うゲームの準備など、必要な作業をすすめて、可能な限り万全な態勢を整えておきましょう。